Jakým způsobem zefektivnit monitorování přepravy, lépe kontrolovat práci řidičů a efektivně řídit celý proces přepravy na jednom místě? Současná řešení, jako např. systém fireTMS umožňují přistoupit k tomuto tématu komplexně. V tomto článku vám ukážeme, jak konkrétně zefektivnit monitorování přepravy ve společnosti, a jaké výhody vám přinese používání našeho systému.
Každodenní řízení logistiky v přepravní společnosti vyžaduje řešení mnoha problémů, které souvisejí mj. s plánováním tras a následným monitorováním přepravy. Část z nich vyplývá z náhodných událostí a další část je přímým důsledkem nedostatku vhodných nástrojů. Zde jsou nejčastější problémy, které komplikují efektivní monitorování přepravy.
Pokud dispečer neví, kde se aktuálně vozidlo nachází, těžko bude rychle reagovat na nepředvídané situace. Když nemá přístup k průběžným informacím o stavu přepravy, znamená to, že společnost není schopna kontrolovat náklady a ověřovat zda, a do jaké míry řidič jede po naplánované trase. Bez nástrojů pro monitorování přepravy v reálném čase se stává odhad přesné doby příjezdu vozidla nebo určení nákladů na realizaci zakázky opravdovou výzvou. V konečném důsledku není společnost schopna efektivně řídit svoji marži a její zákazníci nemusí být spokojeni s úrovní poskytovaných služeb.
Telefonické rozhovory s řidiči jsou řešením, které nejenže zabírá mnoho času, ale také nenechává stopu v systému. Vzájemná komunikace mezi dispečerem a řidičem je často založena na tradičních metodách, které jsou zdrojem nedorozumění a zpoždění.
Skutečnost, že chybí vhodný komunikační kanál, který umožňuje v libovolném okamžiku přístup k dohodám, způsobuje, že se mohou důležité informace o změnách v zakázce, ztratit, nebo nedorazí k řidiči včas. To má vliv na dodržení termínu dodávek a generuje to dodatečné náklady.
Bez vhodného systému TMS dispečeři často nevědí, zda se již řidič blíží k místu nakládky. Manuální aktualizace stavů jsou nepřesné a zpožděné. Pokud systém neregistruje automaticky změny stavu jako přibližování se k určitému bodu, nebo vzdalování se od něj, není průběžná kontrola realizace zakázky možná, což může být mj. důvodem zhoršení vztahů se zákazníky.
Listinné dokumenty se stále více stávají nepohodlnými, zejména v odvětví TSL. Nejčastěji se to týká přepravních dokumentů, v jejichž případě má zpožděné dodání přímý dopad na datum uzavření zakázky, a tím pádem také na datum vystavení faktury. Takovéto prodloužení doby vyúčtování zakázky negativně ovlivňuje likviditu společnosti.
Systém fireTMS podporuje procesy, které souvisejí s průběžným monitorováním přepravy, dvojím způsobem. Z jedné strany si zakládá na shromažďování všech údajů na jednom místě, a z druhé strany automatizuje mnoho obtížných a časově náročných činností.
Shromažďování údajů na jednom místě, včetně informací o zákaznících, řidičích a vozidlech, ale také o zakázkách, řeší mnoho každodenních problémů, které se týkají monitorování přepravy. Místo prohledávání různých souborů nebo programů má dispečer okamžitý přístup k přepravní dokumentaci a stavu zakázek. Systém fireTMS je integrován s několika desítkami telematických systémů GPS, což umožňuje rychlé a přesné předávání údajů o realizaci zakázky přímo do systému TMS.
Systém fireTMS provádí samostatně mnoho činností, které dříve obvykle vyžadovaly ruční práci. Systém mj. automaticky aktualizuje stavy zakázek, a to na základě dat posílaných z GPS, umožňuje rychlé vystavení faktury – na bázi uzavřené zakázky, aniž by bylo nutné přepisovat nebo exportovat údaje do fakturačního programu.
Systém fireTMS obsahuje mnoho nástrojů, které zefektivňují správu přepravy a spedice. Podívejme se tedy podrobněji na pět klíčových funkcí z oblasti monitorování, které usnadňují každodenní práci dispečerů.
Monitorování přepravy je založeno v hlavní míře na integraci s telematickými systémy GPS. Právě díky této skutečnosti jsou takové údaje jako aktuální poloha vozidla, přibližování se na místo nakládky a vykládky shromažďovány v systému TMS a průběžně monitorovány. V některých pokročilých integracích, jako třeba s telematikou GBox, lze také sbírat údaje o jízdním stylu a spotřebě paliva. Systém fireTMS spolupracuje s několika desítkami dodavatelů takovýchto řešení. Díky tomu můžete na jednom místě kontrolovat lokalizaci vozidel bez ohledu na skutečnost, od které společnosti zařízení používáte. Údaje jsou automaticky importovány ze systému GPS, což eliminuje časově náročné přepisování informací.
Systém na základě údajů, jež jsou průběžně dodávány telematickými systémy GPS, automaticky monitoruje, když se vozidla blíží na místo nakládky a vykládky. Když se vozidlo přiblíží na vzdálenost 10 km od takového místa, systém fireTMS to zaznamená jako „přiblížil se k místu/bodu“. Když se vozidlo vzdálí na více než 20 km, aniž by byla provedena jakákoliv činnost, stav se mění na „vzdálil se od místa/bodu“. Díky této skutečnosti mají dispečeři neustálý přehled o aktuálním stavu realizace zakázky, aniž by museli kontaktovat řidiče. Monitorování dopravy se musí vztahovat také k naplánované trase přepravy. V systému fireTMS k tomu slouží funkce Aktuální trasy.
Monitorování dopravy se musí vztahovat také k naplánované trase přepravy. Funkce Aktuální trasy umožňuje rychle a efektivně reagovat na skutečnost, když řidič vyjede mimo předem vyznačený dopravní koridor. V takové situaci systém fireTMS automaticky pošle dispečerovi oznámení a zaznamená tuto událost v systému. Dispečer tím pádem může ihned kontaktovat řidiče a zjistit, co bylo důvodem opuštění koridoru, a nepřipustit situaci, ve které by se náklady na přepravu zvýšily.
Neustálé telefonické dotazy zákazníků s otázkami na stav přepravy jsou problémem každé spediční společnosti. Panel klienta v systému fireTMS tuto výzvu řeší a umožňuje jim samostatně sledovat stav realizace jejich zakázek. Stačí, když vybraným zákazníkům udělíte příslušná oprávnění, a budou si moct prohlížet seznamy svých zásilek, kontrolovat polohu vozidla nebo stahovat přepravní dokumenty.
Jaké výhody Panel klienta přináší?
Komunikace s řidiči je další výzvou, kterou řeší aplikace fireTMS Driver. Řidiči můžou dostávat zakázky přímo na mobilní telefon, průběžně používat chat s dispečerem a posílat z trasy podstatné informace v podobě příloh, např. přepravní dokumenty, které systém automaticky připojí ke konkrétním zakázkám. Díky tomu mají řidiči usnadněný kontakt se společností a rychleji reagují na objevující se nové zakázky. Dispečeři zase mohou nejen průběžně monitorovat přepravu a kontrolovat stavy zakázek, ale také zrychlit mnoho procesů, včetně vystavování faktury.
Jaké funkce má aplikace fireTMS Driver?
Zavedení sytému TMS je investice, která se rychle vrací v podobě konkrétních obchodních výhod. Přepravní společnosti, které používají systém fireTMS, zaznamenávají zefektivnění v mnoha oblastech svého podnikání, včetně v oblasti monitorování přepravy.
Obrovskou výhodou pro přepravní společnost je možnost velmi rychlého získávání informací z trasy. Jak od řidiče, tak ze zařízení GPS. Sada nástrojů, které nabízí systém fireTMS, včetně integrace s telematickými systémy GPS, Aktuální trasy, ale také aplikace fireTMS Driver umožňují téměř okamžité ověření stavu zakázky a také informací o problémech, které se mohou vyskytnout na trase.
Díky údajům z telematických systémů GPS, které jsou dodávány do systému fireTMS, existuje možnost provést rychlou analýzu vynaložených nákladů. Každodenní ukládání stavu tachometrů vozidel umožňuje průběžné monitorování nákladů. Již dříve zmíněná funkce Aktuální trasy navíc způsobuje, že lze okamžitě reagovat na situaci, kdy řidič vozidla vyjede mimo dopravní koridor, což také pomáhá předcházet růstu nákladů. Za zmínku také stojí automaticky generované výkazy, díky nimž jsou v libovolném okamžiku dostupné sestavy s náklady a rentabilitou flotily, jež vycházejí z nejčerstvějších údajů.
Další výhodou v oblasti monitorování dopravy, kterou přináší používání systému fireTMS, je budování lepších vztahů se zákazníky. Jak přímo – díky Panelu klienta, ve kterém si mohou obchodní partneři samostatně kontrolovat stavy svých zakázek, aniž by museli kontaktovat přepravní společnost, tak nepřímo – což vyplývá ze skutečnosti, že taková společnost má k dispozici kompletní informace o přepravě, a z toho vyplývající přesně určené podmínky realizace zakázek a nabízení lepších služeb. To se později projevuje lepšími kontakty se zákazníky a pomáhá budovat síť stabilních obchodních partnerů.
Hledáte ověřený systém pro správu přepravy a spedice s širokými možnostmi monitorování přepravy? Založte si v systému fireTMS účet a zahajte 14denní zkušební období!
Pravidelně přinášíme informace o našem systému a na téma odvětví TSL..
Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte v obraze
Tým fireTMS
Tento článek napsal tým fireTMS na základě svých znalostí, zkušeností a porozumění odvětví TSL.
Celosvětové trendy a dostupná řešení ukazují, že ke zvýšení efektivity podniků v posledních letech přispívá především digitalizace a investice do moderních IT systémů. Zjistěte, jak mohou inteligentní dopravní systémy zlepšit logistiku vaší společnosti, zvýšit efektivitu a snížit provozní náklady. Co je to dopravní systém a jaký je jeho význam pro podnikání? Dopravní systém, zkráceně TMS […]
10 minuty čtení
