Die Führung eines kleinen Speditionsunternehmens bedeutet tägliches Jonglieren mit steigenden Kundenerwartungen, Transportkosten, der Verfügbarkeit von Frachtführern und der Notwendigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren. In einem solchen Umfeld ist die passende Speditionssoftware kein Luxus – sondern die Grundlage für effizientes Funktionieren. Transport- und Speditionssoftware (TMS) ist längst kein Werkzeug mehr, das nur großen Unternehmen und Konzernen vorbehalten ist. Immer mehr kleine Unternehmen setzen auf solche Lösungen, um Aufgaben zu automatisieren, Zeit zu sparen, Dokumente übersichtlich zu verwalten und mehr Kontrolle über ihre Prozesse zu gewinnen.
Eines dieser Systeme ist fireTMS – eine Transport-Software für Speditionen, die entwickelt wurde, um den Arbeitsalltag von Transport- und Speditionsunternehmen – unabhängig von ihrer Größe – zu erleichtern. Es bietet alles, was ein Spediteur braucht – von der Auftragsannahme über die Transportplanung und Sendungsverfolgung bis hin zur Rechnungsstellung, automatischen Mahnung und Unternehmensanalyse. In diesem Beitrag zeigen wir, worauf man bei der Wahl einer Speditionssoftware achten soll – und warum fireTMS eine Lösung ist, die man in Betracht ziehen soll.
Ehe wir uns die einzelnen Funktionen genauer ansehen, werfen wir einen Blick darauf, wie eine Speditionssoftware (TMS) im Alltag funktioniert und wie sie in einem kleinen Unternehmen erfolgreich eingeführt werden kann.
Die gesamte Spedition nur mit einem System steuern? Ja, das ist möglich. Ganz ohne Tabellenkalkulationen, Rechnungsprogramme und einen Berg von digitalen und papierbasierten Frachtdokumenten. Es reicht eine spezialisierte Speditionssoftware, die nicht nur all diese Funktionen vereint, sondern die gesamte Dokumentation für Sie übernimmt – und dabei für Ordnung sorgt. Und mehr noch: sie automatisiert all die mühsamen Alltagsaufgaben – wie die Erfassung von Aufträgen oder die Verwaltung von Frachtdokumenten. Eine Speditionssoftware (TMS) bedeutet vor allem eins: Vereinfachung und Beschleunigung des Arbeitsalltags eines Spediteurs – und die Möglichkeit, mehr Aufträge gleichzeitig zu bearbeiten.
Der Einführungsprozess einer Speditionssoftware (TMS) hängt davon ab, welche Art von System für Spedition Sie wählen – und wie der jeweilige Softwareanbieter das Vorgehen gestaltet. Transport-Software für Speditionen lässt sich heute in zwei Kategorien einteilen: stationäre und cloudbasierte Systeme. Bei erstgenannten Lösungen ist eine Investition in eigene IT-Infrastruktur erforderlich – etwa in einen Server zur Datenspeicherung. Außerdem müssen die Systeme manuell auf den Rechnern installiert und die Mitarbeiter eines Speditionsunternehmens entsprechend geschult werden.
Cloudbasierte Systeme bieten gerade für kleinere Unternehmen große Vorteile, weil ein Speditionsunternehmen weder in eigene IT-Infrastruktur noch in teure Arbeitsplatzlizenzen investieren muss. Sowohl alle Daten als auch das gesamte System befinden sich auf einem externen Server und sind über den Webbrowser zugänglich. Die Einführung beschränkt sich somit auf die Mitarbeiterschulung, was cloudbasierte Speditionssoftware (TMS) zu einer besseren Lösung für kleine Unternehmen macht. Überdies erfordert ein Software-Update keine erneute und zeitaufwendige Installation auf den einzelnen Rechnern – es erfolgt im Hintergrund direkt auf dem Server des Anbieters.
Die Gesamtkosten einer cloudbasierten TMS-Software beschränken sich in der Regel auf eine monatliche Abonnementgebühr – abhängig vom gewählten Tarif und der Unternehmensgröße. Im Fall von fireTMS richtet sich diese Gebühr für ein kleines Unternehmen (bis zu 6 Nutzern) gerade nach dem gewählten Tarifplan. Zum Vergleich: die Einführung eines stationären TMS-Systems erfordert Investitionen in IT-Infrastruktur und Hardware sowie den Erwerb von Arbeitsplatzlizenzen, was die Gesamtkosten für Implementierung und Betrieb bedeutend erhöht.
Die Suche nach der besten Transport- und Speditionssoftware mag einfach erscheinen, ist aber angesichts der Vielzahl an verfügbaren Optionen eine echte Herausforderung. Wichtig zu wissen ist, dass Softwareanbieter ihre Lösungen oft gezielt für eine bestimmte Nutzergruppe entwickeln. Deshalb finden Sie unter den zahlreichen Optionen in Deutschland sowohl TMS-Software, die für große Unternehmen und Konzerne konzipiert ist, als auch Lösungen, die sich flexibel an die Größe Ihres eigenen Betriebs anpassen lassen.
Ein weiteres wichtiges Unterscheidungsmerkmal ist das zugrunde liegende Funktionsmodell des Systems. Ein Teil der Programme besteht aus stationären Systemen. Ihr Erwerb ist mit zusätzlichen Investitionen in die Infrastruktur verbunden – wie im Abschnitt dieses Beitrags zum Thema Implementierungskosten beschrieben wurde. Darüber hinaus gibt es auch cloudbasierte TMS-Software, die keine der genannten Investitionen erfordert – in der Regel ist lediglich eine Abonnementgebühr zu entrichten, da sowohl alle Daten als auch das System selbst auf den Servern des Softwareanbieters gehostet werden. Damit stellt eine solche Lösung eine gute Option für kleine Speditionsunternehmen dar.
Warum ist fireTMS die richtige Wahl bei der Suche nach einer Transport-Software für Speditionen? Ein großer Vorteil unserer Lösung ist ihre Skalierbarkeit. Das System kann nämlich gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen. Die Antwort auf das Wachstum des Unternehmens – durch mehr Mitarbeiter, Aufträge oder Abteilungen – ist bei fireTMS ganz einfach die Anpassung des Abonnementplans. Mit dem Wachstum Ihrer Anforderungen passt sich das System flexibel an Sie an, damit es Ihnen auch weiterhin die Arbeit erleichtert.
FireTMS unterstützt den Arbeitsalltag mit künstlicher Intelligenz. Dank des KI-Assistenten lassen sich Aufträge in Sekundenschnelle aus DOCX-, TXT-, PDF-, JPEG-, PNG- oder GIF-Dateien importieren – und das ganz ohne zeitraubendes und fehleranfälliges Abtippen. Das Tool liest die Dateien aus und ergänzt automatisch die Daten neuer Frachten. So hilft Ihnen die Speditionssoftware, mühsame Aufgaben zu automatisieren und Sie sparen wertvolle Zeit.
Eine Speditionssoftware soll auch Werkzeuge enthalten, die das Verwalten von Speditionsaufträgen erleichtern. fireTMS ermöglicht dies durch einen einfachen Zugriff auf die Auftragsliste, aber auch durch die Nutzung von vorlagenbasierten Eingabemasken, die auf den jeweiligen Auftragstyp zugeschnitten sind. Ein weiteres hilfreiches Tool ist der Dispoplan, der in Listenform Informationen zu Lade- und Entladeterminen, Frachten, Auftragsnummern sowie Geschäftspartnern bündelt. Dies beschleunigt und erleichtert den Arbeitsalltag eines Spediteurs.
Eine weitere wichtige Funktion, über die ein Verwaltungssystem für Transport und Spedition verfügen soll, ist die Kommunikation sowie die Auftragsverfolgung. In fireTMS stehen mehrere Tools zur Verfügung, die die Kommunikation sowohl mit Kunden als auch mit Frachtführern, die die Aufträge ausführen, erleichtern. Für Erstere ist das Kundenportal vorgesehen – gerade hier kann der Frachteigner Informationen zu seinem Auftrag einsehen sowie den aktuellen Status der Ausführung verfolgen. Dadurch spart der Spediteur Zeit bei der Berichterstattung über den Auftragsfortschritt an die Kunden und kann die Ausführung weiterer Aufträge unternehmen.
Ebenso hilfreich ist das Frachtführer-Portal, ein Tool zur Kommunikation zwischen Spediteuren und Transportunternehmen, die die Aufträge ausführen. Im Frachtführer-Portal können Frachtführer die gescannten Frachtpapiere direkt von unterwegs hochladen lassen und die für die Rechnungserstellung benötigten Daten ergänzen. Dies beschleunigt die Arbeit des Spediteurs bei der Abwicklung und Abrechnung eines Auftrags erheblich.
Tabellenkalkulationen werden nach wie vor sehr oft verwendet, um Provisionen und Auftragskosten zu berechnen oder zu überprüfen, welche Kunden den höchsten Umsatz bringen. Dank moderner Speditionssoftware wie fireTMS kann man endlich auf dieses Werkzeug verzichten. In unserem System erhalten Sie Zugriff auf automatisch erzeugte Berichte, die auf den erfassten Daten basieren. Dadurch erhalten Sie sofort Einblick in die Leistung Ihrer Spediteure, in die Kosten externer Flotten, Provisionen, Kundendaten und in viele weitere wichtige Daten, ohne manuelle Berechnungen oder den Einsatz von Analysten.
Mit fireTMS können Sie ebenfalls auf separate Rechnungsprogramme verzichten. Der Spediteur kann sofort nach dem Abschluss des Auftrags und nach dem Erhalt der erforderlichen Dokumente mit nur einem Klick eine Rechnung erstellen, ohne Datenübertragung in andere Tools. Ein weiterer wichtiger Bestandteil einer Speditionssoftware soll auch das Zahlungsmonitoring sein. fireTMS enthält ein Tool für das automatische Mahnungsmanagement, mit dem sich E-Mail-Erinnerungen an bevorstehende oder überfällige Zahlungen einrichten lassen, ohne manuelles Versenden von Benachrichtigungen.
Wie wird die Datensicherheit bei einer cloudbasierten Speditionssoftware gewährleistet? fireTMS ist eine Lösung, die Ihnen ein komfortables Arbeiten ohne Sorgen ermöglicht. Das fireTMS-System läuft in der Cloud, so müssen Sie sich keine Sorgen um Datenverluste bei technischen Störungen oder Geräteverlust machen. Überdies sind Ihre Daten im Speditionssystem sogar bei unvorhergesehenen Ereignissen, etwa bei Wasserschäden oder Bränden in der Firmeninfrastruktur, jederzeit sicher.
Wie steht es um die Sicherheit bei der Übertragung von Informationen an den Cloud-Server? Dafür verwenden wir das SSL-Protokoll, das Sie vielleicht aus dem Online-Banking kennen – es verhindert zuverlässig Datenlecks. Unsere Server befinden sich in spezialisierten Zentren, die vor Feuer, Wasserschäden und physischer Zerstörung geschützt sind. Sie werden von Administratoren betreut, die kontinuierlich an Updates und der Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen arbeiten. Zudem erstellen wir in Echtzeit Backups aller Daten, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen jederzeit geschützt werden.
Ebenso wichtig ist der kostenlose Zugang zum technischen Support – so können Sie sich während der Arbeit mit dem System jederzeit an unsere Spezialisten wenden und sich beraten lassen. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, die API unseres Systems zu nutzen. Damit können Sie fireTMS eigenständig mit verschiedenen anderen Programmen integrieren, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden.
Beim Auswahlprozess einer Speditionssoftware für kleine Unternehmen ist es von Schlüsselbedeutung, dass das System benutzerfreundlich ist, die Automatisierung alltäglicher Aufgaben ermöglicht, Schnittstellen zu externen Lösungen bietet, über einen zuverlässigen technischen Support verfügt sowie skalierbar ist. Im Zeitalter der Digitalisierung im Transportwesen und stets wachsender Kundenerwartungen spielt die Einführung einer passenden Speditionssoftware eine Schlüsselrolle.
fireTMS ist eine komplexe Software, die nicht nur den Arbeitsalltag erleichtert, sondern auch aktiv die Entwicklung von kleinen, mittleren und großen Unternehmen unterstützt. Dabei hilft die Flexibilität des Systems sowie die Möglichkeit, das passende Abonnement-Modell für jede Entwicklungsphase Ihres Unternehmens zu wählen. Dank der benutzerfreundlichen Schnittstelle, der umfassenden Automatisierung von Aufgaben und der kompletten Kontrolle über Speditionsprozess wird fireTMS zu einer unverzichtbaren Unterstützung für alle, die ihre tägliche Arbeit optimieren, Fehlerrisikos minimieren sowie ein zuverlässiges Werkzeug für das Speditionsmanagement gewinnen möchten.
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Ihr fireTMS Team
Dieser Artikel wurde vom fireTMS-Team auf der Grundlage seiner Kenntnisse, Erfahrungen und Vertrautheit mit der TSL-Branche verfasst.
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