Exportul facturilor scanate, facilități noi în prezentarea datelor și alte noutăți

Din acest articol vei afla despre ultimele noutăți introduse în sistemul fireTMS:

Exportul facturilor scanate atașate din documentele de achiziție 

Ca răspuns la nevoile utilizatorilor sistemului fireTMS, am pus la dispoziție o nouă funcție care permite exportul fișierelor atașate de tip Factură din facturile inițiale și facturile storno. Datorită acestui fapt, utilizatorul poate descărca fișierul ZIP comprimat, format doar din documentele care constituie efectiv facturi scanate.

Dacă oricare dintre documentele de achiziție nu conține atașament sau fișierul atașat nu este de tip Factură, sistemul informează despre acest lucru după finalizarea exportului. Această informație va fi vizibilă în fereastra cu detaliile și rezumatul operațiunii după ce se face click pe pictograma informațională.

Noua funcție va îmbunătăți semnificativ activitatea contabililor, în special în ceea ce privește arhivarea și organizarea documentației. Datorită opțiunii de export selectiv al atașamentelor importante, utilizatorii obțin un control mai bun asupra documentelor și economisesc timp la pregătirea decontărilor.

Câmpul nou “Note interne” în fișierul contractantului

Următoarea noutate este câmpul Note interne,  disponibil în fișierul fiecărui contractat. Acesta permite salvarea informațiilor relevante din perspectivă operațională, care nu sunt destinate departamentului de contabilitate. 

Câmpul respectiv este vizibil atât în pagina cu detaliile contractantului, cât și în lista contractanților (Gestionare >> Clienţi / Cărăuși / Toți contractanții). Datorită acestuia sunt posibile filtrarea și căutarea, ceea ce facilitează semnificativ organizarea activității, de exemplu în cazul identificării rapide a contractanților cu anumite adnotări. Limita este de 1000 de caractere, ceea ce permite introducerea liberă a notelor detaliate, precum preferințele de contact, statusul colaborării sau alte informații utile în serviciul zilnic.

În cadrul acestei actualizări, am modificat, de asemenea, denumirea câmpului existent Comentarii despre contractant, care de acum se numește Comentarii facturi.  Funcționalitatea sa rămâne neschimbată  – nota din acest câmp este vizibilă pentru departamentul de contabilitate în lista facturilor de vânzare în curs de pregătire sau în previzualizarea schiței facturii generate, însă nu apare pe documentul imprimat.

Modalitate nouă de introducere a coordonatelor geografice

O altă noutate în fireTMS este îmbunătățirea modului de introducere a coordonatelor geografice. Până în prezent, clientul trebuia să introducă manual latitudinea și longitudinea în două câmpuri separate, ceea ce putea fi incomod, mai ales având în vedere faptul că majoritatea instrumentelor, precum Google Maps, copiază coordonatele geografice ca o singură valoare în formatul 52.2297, 21.0122.

De acum este suficientă inserarea setului de coordonate geografice direct într-un singur câmp, iar sistemul va recunoaște automat valorile și va localiza adresa aferentă acestora. Nu este o schimbare mare, însă extrem de practică, deoarece accelerează considerabil activitatea expeditorilor și elimină necesitatea separării manuale a datelor.

Schimbări în vizibilitatea schițelor facturilor în curs de pregătire pentru utilizatorii cu vizibilitate limitată la “Date proprii utilizator” și “Date proprii, cu acces pentru clienți” 

Ultima noutate este modificarea modului de afișare a schițelor facturilor în curs de pregătire pentru utilizatorii care pot vizualiza doar Date proprii utilizator și Date proprii, cu acces pentru clienți.

Până în prezent, chiar dacă un astfel de utilizator avea acces la modulul de contabilitate, după finalizarea comenzii de expediție nu putea vedea schițele facturilor generate automat de sistem (în condițiile setărilor de vizibilitate a datelor menționate mai sus).

De acum, schițele facturilor create automat vor prelua vizibilitatea obiectelor sursă din care provin. De exemplu:

• în cazul în care utilizatorul a fost atribuit unei încărcături, acesta va putea vedea, de asemenea, schița facturii de vânzare (condiția fiind să aibă drepturi de acces la modulul de contabilitate),
• în cazul în care a fost atribuit unei comenzi, va putea vedea schița facturii de vânzare corespunzătoare (în aceleași condiții de acces).

Această schimbare sporește coerența dintre vizibilitatea datelor operaționale și contabile, iar în același timp simplifică activitatea zilnică, asigurând o transparență mai mare în accesul la documente. 

Important: în cazul în care utilizatorul nu are acces la modulul cu facturi, această schimbare nu impactează nivelul său de vizibilitate. În continuare nu va putea vedea schițele facturilor, chiar dacă are acces la comandă sau la încărcătură.

Dacă dorești să afli mai multe despre exportul facturilor scanate atașate din documentele de achiziție, precum și despre noutățile și îmbunătățirile introduse, contactează-ne.

*Funcții disponibile în toate pachetele.