Karta drogowa – jak uzupełnić, wzór dokumentu

Choć karta drogowa nie jest wymagana przez przepisy prawa to bardzo często dokument ten jest jedynym, funkcjonującym sposobem kontrolowania przez pracodawcę czasu pracy kierowców. Przedsiębiorcy, kierowcy powinni wiedzieć jak uzupełnić kartę drogową.

Czy trzeba stosować karty drogowe?

Obecnie nie ma prawnego obowiązku prowadzenia kart drogowych. Dlatego inspekcja pracy nie może żądać okazania kart drogowych przez pracodawcę (jeśli ten zaniechał prowadzenia takiej dokumentacji). Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca postanowi prowadzić karty drogowe – wtedy na wniosek takiej inspekcji karty trzeba okazać, bowiem wchodzą one wtedy w skład akt osobowych i dokumentów powiązanych z wykonywaną pracą (a tego inspekcja może zażądać).

Chociaż na ten moment nie ma prawnego obowiązku prowadzenia kart drogowych, to jednak właściciele firm transportowych stosują karty drogowe, bowiem znacząco ułatwiają one:

• kontrolowanie wydatków związanych ze zleceniem,
• prawidłowe naliczanie wynagrodzenie dla kierowcy.

Karty drogowe stanowią alternatywę dla tachografów. Pozwalają prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy, a następnie dokonywać rozliczeń.

Co zawiera i jak wygląda karta drogowa?

Nie ma usystematyzowanego oraz narzuconego odgórnie rozporządzanie dotyczącego kart drogowych. Dlatego ich wygląd oraz informacje w nich zawarte zależą wyłącznie od pracodawcy. Niemniej jednak najczęściej umieszczanymi tam informacjami są:

• numer karty drogowej,
• dane kierowcy (lub kierowców jeśli było ich więcej),
• dane dotyczące ciągnika (numer rejestracyjny, markę, dane naczepy),
• dane dotyczące paliwa (stan przy wyjeździe i po powrocie),
• numer zlecenia,
• stan licznika przy rozpoczęciu pracy (wraz z datą i godziną), stan licznika po zakończonej pracy (lub dotarciu do punktu docelowego),
• daty i godziny przekroczenia granicy,
• miejsce przyjazdu i wyjazdu,
• tonaż,
• wydatki związane z paliwem,
• wymianę walut,
• wydatki na nocleg, dietę,
• inne wydatki (np. opłaty parkingowe).

Im więcej tych danych tym rzetelniej pracodawca może oceniać czas pracy kierowcy, prawidłowo wyliczyć jego wynagrodzenie. Natłok danych z drugiej strony nastręcza „papierkowej roboty”, bo wpierw kartę uzupełnić musi kierowca, a następnie osoba odpowiedzialna w firmie za rozliczanie kart drogowych przepisuje te dane do systemu komputerowego.

Dane do kart drogowych z danych GPS

Okazuje się, że znacznie łatwiej, wygodniej i szybciej jest sczytywać dane z kart drogowych na podstawie GPS. System FireTMS posiada taką funkcję, dzięki czemu wystarczy zintegrować telematykę GPS w aplikacji, a następnie jednym kliknięciem myszy sczytać dane do kart drogowych z danych GPS.

Te rozwiązanie ma wiele zalet:

• jest szybkie,
• nie wymaga pracy,
• pozwala prawidłowo rozliczać pracę kierowcy,
• poprawnie ewidencjonuje się czas pracy kierowcy.

Więcej o generowaniu kart drogowych na podstawie danych GPS pisaliśmy tutaj.