Weryfikacja kontrahentów w fireTMS: pewność i bezpieczeństwo transakcji
W firmach transportowo-spedycyjnych niezwykle ważna jest kontrola wiarygodności kontrahentów. Regularna weryfikacja partnerów biznesowych oraz monitorowanie limitów kupieckich pozwala uniknąć ryzyk finansowych, które mogą zagrozić stabilności przedsiębiorstwa. Brak odpowiednich narzędzi w tym zakresie skutkuje ręczną, czasochłonną pracą i znacznym ryzykiem przeoczeń. Z takim wyzwaniem zmagała się firma spedycyjno-transportowa zarządzająca flotą około 70 pojazdów. Kluczowym celem było wprowadzenie mechanizmów, które pozwolą na systematyczną kontrolę bazy kontrahentów i egzekwowanie ustalonych zasad współpracy.
Problem
Firma prowadziła procesy weryfikacji manualnie, co powodowało liczne trudności:
- brak skutecznego nadzoru nad terminowymi płatnościami za wykonane usługi
- wydłużone okresy regulowania należności, utrudniające pokrywanie bieżących zobowiązań
- znaczne obciążenie pracowników zadaniami administracyjnymi kosztem działań operacyjnych
Rozwiązanie: fireTMS
Kluczowe znaczenie miały dwa obszary:
Kredyty kupieckie - możliwość przypisania limitów dla pojedynczych klientów lub całych grup kontrahentów. Po ich przekroczeniu system automatycznie blokuje możliwość wystawiania nowych zleceń- Czasowa weryfikacja klientów – dla każdego kontrahenta ustalono okres ważności weryfikacji. Jeśli nie została ona odnowiona w terminie, fireTMS blokuje dalszą współpracę do momentu ponownego zatwierdzenia
Najważniejsze korzyści po wdrożeniu fireTMS
Zastosowanie funkcjonalności fireTMS przyniosło firmie wymierne korzyści:
Ograniczenie ryzyk finansowych
Dzięki blokadom i limitom systemowym udało się uniknąć zbyt dużego zadłużenia ze strony klientów, którzy nie spłacają swoich zobowiązań w terminie.
Większa przejrzystość
Pracownicy mają pełny dostęp do informacji o statusie weryfikacji i limitach, bez potrzeby prowadzenia ręcznych rejestrów.
Oszczędność czasu
Automatyzacja procesu pozwoliła odciążyć dział administracyjny i skupić się na obsłudze klientów oraz bieżących działaniach operacyjnych.
Lepsze zarządzanie kontrahentami
Nawet przy dużej bazie klientów i podwykonawców firma zachowała pełną kontrolę nad procesem weryfikacji i współpracy.